MEJORES PRÁCTICAS EN LA COBRANZA DE TUS SERVICIOS DE CONTROL DE PLAGAS

En este artículo te decimos como lograrlo.

La cobranza es una de las actividades más desafiantes para cualquier empresa de servicios, sobre todo para aquellas que proporcionan un servicio periódico, como las empresas de control de plagas, quienes deben enfrentarse a retrasos en pagos y clientes morosos de manera recurrente.

Para mejorar tu cobranza es importante implementar ciertas prácticas en todas las áreas de tu negocio que te ayudarán a facilitar las cosas al momento de cobrar, sin embargo para ello debes involucrar a todo tu equipo, no sólo a los cobradores.

¿Pero cómo lograr esto? ¿Cómo involucrar al personal técnico, a los responsables de calidad, ventas y otros miembros?

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A continuación te hablaremos sobre estas mejores prácticas que te ayudarán para que tanto los vendedores, cobradores e incluso el personal técnico contribuyan al aceleramiento de las labores de cobranza.

Contenido de este artículo:

Ventajas de una correcta cobranza en el precio de tus fumigaciones
Mejores prácticas para optimizar tu proceso de cobranza
#1 El encargado de ventas debe corroborar que el prospecto cuente con la capacidad económica de pagar
#2 Los encargados del servicio técnico deben tomar notas en cada visita
#3 Los encargados de cobrar el precio de las fumigaciones deben ser puntuales mes a mes
#4 Los asistentes de Administración deben enviar los estados de cuenta al cliente

Ventajas de una correcta cobranza en el precio de tus fumigaciones

Algunas de las ventajas que una cobranza oportuna y eficiente aportará a tu empresa son las siguientes:

• Reducir los costos de gestión de cobranza al máximo.
• Mejora importante del flujo de efectivo.
• Control eficaz de las pérdidas generadas por cuentas incobrables.
• Mejor control de cartera vencida.
• Obtener el pago de los servicios proporcionados al momento.

Mejores prácticas para optimizar tu proceso de cobranza

Primero que nada, debes explicar a tus colaboradores que la cobranza es responsabilidad de todos en la empresa, por lo que cada una de las áreas debe asumir el compromiso de implementar las mejores prácticas para mejorar el flujo de efectivo.

Te aconsejamos organizar una reunión en la que se de pie al diálogo para que todos pueden aclarar sus dudas o dar sugerencias con confianza acerca del precio de las fumigaciones. Al hacerlos partícipes de este diálogo tus colaboradores se verán más inclinados a seguir las mejores prácticas que ellos mismos propongan.

#1 El encargado de ventas debe corroborar que el prospecto cuente con la capacidad económica de pagar

• El gerente de ventas o vendedor debe revisar que  el posible cliente cuente con un flujo de ingresos estable al estar en la fase de prospección.
• Asesorar correctamente a los prospectos sobre el producto o servicio que mejor se adapte a su presupuesto al momento de cotizar el precio de la fumigación.
• Al finalizar el trato, hacer acuerdos específicos con el nuevo cliente sobre el método de pago y la facturación.
• Preguntar si hay algún trato especial o consideración específica con el cliente para tenerlo en mente en cada visita de servicio.
  
  

#2 Los encargados del servicio técnico deben tomar notas en cada visita

Algunas de las actividades de los técnicos fumigadores que ayudarán a impulsar una buena gestión a la hora de cobrar por el servicio son:

• Llenar cuidadosamente y con letra legible cada reporte de servicio durante la visita y asegurarse de contar con la firma de conformidad o sello del cliente en caso de futuras dudas, reclamos o aclaraciones sobre tu servicio de control de roedores, insectos rastreros, etc. Tener toda la información completa convierte tu orden de servicio en un pagaré!
• Realizar el servicio dentro de los horarios pactados para resaltar la calidad de tu trabajo, adicional al correcto control de plagas de roedores, insectos, etc., hará que el cliente se preocupe más por pagar en tiempo y forma para seguir obteniendo tu excelente servicio.
• Pedir el pago, dependiendo del acuerdo comercial o las políticas de la empresa, para algunos clientes se debe solicitar el pago del servicio al término del mismo.
  
  

#3 Los encargados de cobrar el precio de las fumigaciones deben ser puntuales mes a mes

• Revisar con el cliente cual será su forma de pago, si mediante un cheque o con dinero en efectivo.
• Detener el servicio en caso de que un cliente llegue a acumular un retraso de 3 meses en su pago.
  
  

#4 Los asistentes de Administración deben enviar los estados de cuenta al cliente

• El personal de Administrativo debe comprometerse a enviar vía email los estados de cuenta a todos los clientes cada fin de mes para mantenerlos al día sobre el estatus de servicio y el precio de los pagos pendientes de realizar.
• Tener en orden el archivo de todos los clientes con su información relevante: precio de la fumigación, datos de facturación, consideraciones especiales, días de pago, técnico asignado, etc.
• Domiciliar los pagos para que los cargos se hagan de manera automática, esto obviamente requiere el consentimiento del cliente y se puede acordar desde la venta del servicio.
  
  

Un servicio de excelencia atrae a clientes de excelencia, con la implementación de estas mejores prácticas de cobranza podrás agilizar y mejorar tu proceso para contar con un constante flujo de ingresos y generar una mejora continua. Conoce más acerca de este y otros temas de interés para la industria de Control de Plagas en nuestro Blog.

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